Lokalforums rammer

Holbæk kommunes 18 lokalfora er organiseret vidt forskelligt, men alle med det hovedformål at sikre dialogen mellem lokalområdet og byrådet (og administrationen) og dialogen mellem borgerne i lokalområdet. I 2015 blev vort lokalforums organisering ændret efter drøftelser på flere møder. Rammerne for lokalforum blev endeligt godkendt på et borgermøde d. 5. november 2015. I forbindelse med godkendelsen blev det besluttet, at rammerne skal evalueres inden udgangen af november måned 2016.

Efter evalueringen den 21. november 2016 er rammerne uændret.

Som følge af krav fra Holbæk kommune og en efterfølgende beslutning på et borgermøde den 9/3 2017 er rammernes punkt om økonomi ændret, se nærmere under afsnittet om Økonomi.

Gældende rammer for lokalforum Jyderup kan også læses og udskrives som en pdf-fil.

Læs også om Holbæk kommunes dialogmodel og fælles-skaberne under menupunktet Holbæk kommune.

Rammebeskrivelse:

Lokalområde:
I henhold til Holbæk kommunes lokaldemokratimodel udgøres Lokalforum Jyderups fysiske område af Jyderup og Holmstrup sogne. I det følgende omtales det alene som lokalområdet.

Formål:
Lokalforum Jyderup

  • er et forum for dialog imellem borgere i lokalområdet.
  • samler lokalområdets parter om fælles målsætninger for områdets udvikling.
  • samler lokalområdets parter om gennemførelse af projekter i området.
  • er en hørings-, dialog- og evt. kontrakt-partner for Holbæk Kommunes Byråd.

Deltagere:
Deltagelse i Lokalforum Jyderup kræver intet medlemskab. Alle, der har eller føler tilknytning til lokalområdet, kan deltage, herunder:

  • Interesserede borgere
  • Projektgrupper
  • Institutioner
  • Foreninger
  • Erhvervsliv
  • Brugerbestyrelser

Møde- og arbejdsformer:
Lokalforummøder er åbne møder, hvor alle kan deltage, og hvor hovedlinjerne for lokalforums arbejde lægges. Møderne vil typiske være koncentreret om et eller flere emner som borgerne i området eller byråd/administration ønsker at drøfte og eventuelt træffe beslutninger om.
Lokalforummøderne afholdes efter behov, se senere under styregruppens opgaver.
Ud over det organiserede arbejde i foreninger, institutioner og bestyrelser, er arbejdet under lokalforum projektorganiseret, hvilket uddybes i de følgende afsnit.

Styregruppe:
For at koordinere arbejdet i lokalområdet og for at sikre én fast og tæt kontakt til byråd og administration nedsættes en styregruppe for lokalforum Jyderup.
Styregruppen skal stille sig i spidsen for Jyderups fremtidige udvikling og for udvikling af fællesskabet blandt borgerne i lokalområdet.
Styregruppen består af 5 borgere fra lokalområdet. Styregruppen sammensættes således, at den er handlekraftig, har tæft for arbejdet i en politisk organisation og har gennemslagskraft i lokalområdet.
På et lokalforummøde efter godkendelsen af disse rammer udpeger forsamlingen 5 personer til styregruppen. Efterfølgende er styregruppen selvsupplerende, indtil borgerne på et lokalforummøde beslutter noget andet.

Styregruppens opgaver:

  • Løbende kontakt med kommunens fælles-skaber
  • Løbende dialog med politikere og embedsmænd
  • Udarbejde planer og strategier for lokalområdets udvikling i samarbejde med de grupper, der arbejder med relevante temaer.
  • Følge planer og strategier
  • Koordinering og prioritering af projekter (over for kommunen)
  • Formidling – og eventuel placering af – henvendelser fra byråd/administration
  • Sikre projekter for opgaver, der skal løses
  • Hjælpe borgerne med dannelse af nye projekter
  • Disponere de midler, byrådet stiller til rådighed for arbejdet i lokalforum
  • Sammen med kommunikationsgruppen (se senere) sikre offentlighed omkring væsentlige drøftelser og beslutninger
  • Afholde åbne borgermøder om styregruppen eller projektgruppers væsentlige aktiviteter eller beslutninger
  • Afholde borgermøder eller organisere processer, når borgerne eller byrådet ønsker det
  • Booke politikere og/eller administrative medarbejdere
  • Afgive høringssvar
  • Samarbejde tæt med foreningen Jyderups Fremtid
  • Udarbejder åbne referater fra gruppens møder

Projekt- og arbejdsgrupper:
Når en gruppe borgere, en forening eller institution ønsker en idé belyst, en sag fremmet, starte en aktivitet, lave et arrangement, igangsætte en debat eller lignende, kan de danne en projektgruppe. Projektgrupper kan også dannes på baggrund af drøftelser på lokalforummøder eller i styregruppen. Endelig kan projektgrupper dannes som følge af henvendelser fra byrådet, administrationen eller andre myndigheder.
Arbejdsgrupper, der er dannet for en ubegrænset periode, og som arbejder med flere projekter eller løbende drøfter udviklingen på deres område, opfattes i denne sammenhæng også som projektgrupper.
Enhver projektgruppe organiserer selv sit arbejde og er selv ansvarlig for projektets gennemførelse.
Projektgruppen udpeger en projektansvarlig, som tegner projektet over for andre borgere.
Alle projekter, der ønsker at være en del af lokalforums arbejde, synliggøres på Jyderups hjemmeside med projektbeskrivelse samt navne på projektansvarlig og projektdeltagere.

Temaer:
Alle projekter søges organiseret i temaer. Overlap mellem de enkelte temaer kan ikke undgås. Antallet af temaer og temaernes indhold revideres løbende.
Følgende temaer – som ved godkendelsen af rammerne er aktuelle indsatsområder – oprettes:

  • Byudvikling
  • Byforskønnelse
  • Erhverv
  • Integration
  • Kultur og fritid
  • Natur
  • Turisme

For hvert tema udpeges en kontaktperson, som ikke har ansvar for temaets enkelte projekter.

Kontaktpersonens opgaver:

  • Holde styr på hvilke projekter, der er oprettet inden for eget tema
  • Sikre at der er en projektansvarlig på ethvert projekt i temaet
  • Vide hvem der skal informeres/involveres, hvis projektet går på tværs af temaer og/eller kommunen skal involveres
  • Informere styregruppen og kommunikationsgruppen (se senere) om nye projekter

Kommunikation:
Styregruppen nedsætter en kommunikationsgruppe med bl.a. følgende opgaver:

  • Skrive og udsende nyhedsbreve samt offentligøre referater fra styregruppens møder
  • Skrive pressemeddelelser og udarbejde annoncer
  • Sikre tæt kommunikation med trykte og elektroniske medier, herunder omtale af planer, aktiviteter, møder og arrangementer
  • Sikre lettilgængelige oversigter over alle aktuelle møder og arrangementer i lokalområdet
  • Sikre lettilgængelige oversigter over lokalforums temaer, aktuelle projekter og projektansvarlige
  • Vedligeholde og udbygge lokalområdets digitale kommunikationskanaler, herunder digitale kartoteker.
  • Løbende arbejde med at ”nå ud” til flest mulige borgere i lokalområdet

Beslutninger:
Lokalforum er først og fremmest et debatforum, men i en periode, hvor Jyderups udvikling løbende er på dagsordenen, og hvor borgernes engagement er afgørende for denne udvikling, er det nødvendigt, at der løbende kan træffes beslutninger om retningen og om konkrete planer for lokalområdet.
Såfremt et lokalforummøde er indkaldt med min. 14 dages varsel, og det af mødeindkaldelsen fremgår, at der på mødet skal træffes beslutning i en given sag, kan de tilstedeværende med almindeligt flertal træffe beslutning i sagen. Der kan aldrig stemmes med fuldmagt, og hver deltager har én stemme.
Styregruppen er forpligtet på alle beslutninger truffet på lokalforummøder. Derudover kan styregruppen med baggrund i konkrete planer, indstillinger fra projektgrupper eller hensigtserklæringer fra lokalforummøder, træffe alle andre nødvendige beslutninger.
Høringssvar afgives som hovedregel på baggrund af et offentligt møde og med inddragelse af relevante projektgrupper.
Projektgrupperne træffer selv alle nødvendige beslutninger, der ikke involverer andre projekter og /eller byrådet. Projektgrupper kan afgive høringssvar i eget navn.

Økonomi:
Lokalforum modtager et årligt tilskud fra Holbæk kommune. Holbæk kommune stiller i den forbindelse krav om, at lokalforum enten organiseres som en forening eller tilknytter sig en eksisterende forening i lokalområdet. På et borgermøde den 9. marts 2017 besluttede de tilstedeværende at lokalforum tilknyttes foreningen Jyderups Fremtid. Der er udarbejdet en samarbejdsaftale mellem Holbæk kommune og lokalforum Jyderup og en tilknytningsaftale mellem Jyderups Fremtid og Lokalforum Jyderup. Begge aftaler er bilag til denne rammebeskrivelse. Jyderups Fremtid modtager herefter lokalforums tilskud og bogfører lokalforums udgifter i et særskilt kontoområde. Tilskuddet disponeres af styregruppen. [Afsnittet om økonomi er tilrettet pr. 1/4 2017 i henhold til beslutningen på mødet den 9/3 2017].

Ændring af rammerne for lokalforum Jyderup:
Disse rammer kan til enhver tid ændres på et lokalforummøde indkaldt med 14 dages varsel og med angivelse af forslag til ændringer. Såfremt ændringerne godkendes træder de i kraft efter en fornyet godkendelse på det næstfølgende lokalforummøde.
Styregruppen kan justere antallet af projekttemaer og indholdet af temaerne.
Styregruppen kan foretage nødvendige ændringer af rammerne som følge af beslutninger i Holbæk byråd.

Alternativ til rammerne:
I henhold til Holbæk kommunes dialogmodel er det ikke en forudsætning, at al henvendelse til byråd og administration går gennem lokalforum. Det er således frit for enhver borger, gruppe eller forening, der ikke føler sig repræsenteret af lokalforum, at rette henvendelse til kommunen via kommunens fælles-skabere.

Lukket for kommentarer.