Lokalforums rammer

Holbæk kommunes 18 lokalfora fra 207 er organiseret vidt forskelligt, men alle med det hovedformål at sikre dialogen mellem lokalområdet og kommunalbestyrelsen (og administrationen) og dialogen mellem borgerne i lokalområdet. Gennem årene er rammerne i Jyderup blevet justeret et par gange, de gældende rammer er fra september 2020. Rammerne kan læses på denne side eller hentes her og udskrives som pdf-fil.

Tidligere ramme for perioden 9/3-17 til 28/9-20

Samarbejdsaftalen med Holbæk kommune for 2020 kan læses her.

Tilknytningsaftalen til Jyderups Fremtid kan læses her. 

Læs også om Holbæk kommunes dialogmodel og fælles-skaberne under menupunktet Holbæk kommune.

Rammebeskrivelse:

Lokalområde:
I henhold til Holbæk kommunes lokaldemokratimodel udgøres Lokalforum Jyderups fysiske område af Jyderup og Holmstrup sogne. I det følgende omtales det alene som lokalområdet.

Formål:
Lokalforum Jyderup

  • er et forum for dialog imellem borgere i lokalområdet.
  • samler lokalområdets parter om fælles målsætninger for områdets udvikling.
  • samler lokalområdets parter om gennemførelse af projekter i området.
  • er en hørings-, dialog- og evt. kontrakt-partner for Holbæk Kommunes Byråd.

Deltagere:
Deltagelse i Lokalforum Jyderup kræver intet medlemskab. Alle, der har eller føler tilknytning til lokalområdet, kan deltage, herunder:

  • Interesserede borgere
  • Projektgrupper
  • Institutioner
  • Foreninger
  • Erhvervsliv
  • Brugerbestyrelser

Møde- og arbejdsformer:

Borgermøder er åbne møder, hvor alle kan deltage. Møderne vil typiske være koncentreret om et eller flere emner som borgerne i området eller kommunalbestyrelse/administration ønsker at drøfte og eventuelt træffe beslutninger om. Borgermøderne afholdes efter behov, dog afholdes minimum et årligt møde i okt./nov., hvor årets arbejde i kontaktgruppen og lokalforum evalueres, se mere under kontaktgruppen.

Idéforummøder er åbne møder med et eller flere overordnede temaer, og hvor alle er velkomne. Der afholdes minimum 2 årlige møder. Mødeindholdet er fremlæggelse af tanker, idéer eller konkrete projekter til styrkelse af fællesskabet og udvikling af lokalområdet. Indholdet kan også være løbende information om, hvad der sker i Jyderupområdet. Formålet med møderne er at sprede information, skabe inspiration og danne nye arbejdsfællesskaber.

Overordnede temaer kan være: Grøn by, Natur, Kultur, Erhverv, Sport, Ungdom, Klima, Turisme m.fl.

Kontaktgruppe:
For at sikre dialogen i Jyderupområdet og for at sikre én fast og tæt kontakt til kommunalbestyrelse og administration nedsættes en kontaktgruppe for lokalforum Jyderup.

Kontaktgruppen skal arbejde for fællesskabet blandt borgerne i Jyderupområdet og for udvikling i området.

Kontaktgruppen består af 5 til 10 borgere fra Jyderupområdet. Kontaktgruppen søges sammensat af borgere med interesse for kontaktgruppens opgaver og med kompetencer til løsning af opgaverne. En repræsentant fra kommunikationsgruppen deltager i kontaktgruppens møder.

På det åbne borgermøde i okt./nov. evalueres årets arbejde herunder kontaktgruppens sammensætning. På mødet kan enhver tilmelde sig kontaktgruppen. Er der mere end 10, der ønsker at være med i kontaktgruppen afholdes skriftlig afstemning blandt de fremmødte. Hvis kontaktgruppen savner særlige kompetencer i forhold til sine opgaver, kan den opfordre borgere til at indgå i gruppen.

Kontaktgruppen vælger en formand, der er kontaktperson for borgerne og for kommunalbestyrelse/administration. Formanden har ingen myndighed, men tegner lokalforum Jyderup.

Borgerinitiativer, aktiviteter og projekter:
En gruppe borgere, en forening eller institution, der ønsker en idé belyst, en sag fremmet, starte en aktivitet, lave et arrangement, igangsætte en debat eller lignende, opfordres til at kontakte kontaktgruppen med henblik på synliggørelse og eventuel koordination.

Med kontaktgruppen kan aftales fremlæggelse og eventuel videreudvikling på et Idéforummøde, hvor der måske også kan skabes nye partnerskaber.
Med kontaktgruppen kan aftales kontakt/formidling til politikere/administrative medarbejdere.
Med kommunikationsgruppen kan sikres synlighed på diverse medier, hvis der udarbejdes en beskrivelse og angives en ansvarlig person.

Alle deltagere i initiativer, aktiviteter eller projekter organiserer selv deres arbejde og er selv ansvarlige for at opnå resultater.

Kontaktgruppens opgaver:

  • Afholde et årligt møde i okt./nov., hvor lokalforums og kontaktgruppens arbejde evalueres, og hvor kontaktgruppens sammensætning drøftes.
  • Planlægge og afholde regelmæssige Idéforummøder i samarbejde med borgere/borgergrupper/foreninger og institutioner samt kommunikationsgruppen.
  • Afholde åbne borgermøder når borgerne, kommunalbestyrelsen eller administrationen ønsker det.
  • Booke politikere og/eller administrative medarbejdere til møder.
  • Være i dialog med borgere, borgergrupper, foreninger, institutioner, politikere og administrative medarbejdere, når de ønsker det, eller når kontaktgruppen ser behov for dialog.
  • Være i tæt dialog med foreningen Jyderups Fremtid, Jyderup Fonden, Jyderup Erhvervsforening og JSG&I
  • Løbende dialog med kommunens fælles-skaber.
  • Løbende dialog med kommunikationsgruppen om at sikre offentlighed omkring idéer, aktiviteter, projekter og andre initiativer i Jyderupområdet.
  • Afgive høringssvar.
  • Udarbejde åbne referater fra kontaktgruppens møder.
  • Disponere de midler, kommunalbestyrelsen stiller til rådighed for arbejdet i lokalforum.

Kommunikation:
Kontaktgruppen nedsætter en kommunikationsgruppe med bl.a. følgende opgaver:

  • Skrive og udsende nyhedsbreve samt offentliggøre referater fra kontaktgruppen og lokalforums åbne møder.
  • Skrive pressemeddelelser og udarbejde annoncer
  • Sikre tæt kommunikation med trykte og elektroniske medier, herunder omtale af planer, aktiviteter, møder og arrangementer
  • Sikre lettilgængelige oversigter over alle aktuelle møder og arrangementer i Jyderupområdet
  • Sikre lettilgængelige oversigter over lokalforums initiativer, aktiviteter og projekter
  • Formidle kommunale initiativer, planer og beslutninger, der kan have interesse for Jyderupområdet
  • Vedligeholde og udbygge Jyderupområdets digitale kommunikationskanaler, herunder infoskærme og digitale kartoteker.
  • Løbende arbejde med at ”nå ud” til flest mulige borgere i Jyderupområdet

Beslutninger:
Lokalforum er først og fremmest et dialogforum, men i en periode, hvor Jyderups udvikling løbende er på dagsordenen, og hvor borgernes engagement er afgørende for denne udvikling, er det nødvendigt, at der løbende kan træffes beslutninger om retningen og om konkrete planer for Jyderupområdet.
Hvis et borgermøde er indkaldt med min. 14 dages varsel, og det af mødeindkaldelsen fremgår, at der på mødet skal træffes beslutning i en given sag, kan de tilstedeværende med almindeligt flertal træffe beslutning i sagen. Der kan aldrig stemmes med fuldmagt, og hver deltager har én stemme.

Kontaktgruppen er forpligtet på alle beslutninger truffet på borgermøder. Derudover kan kontaktgruppen, med baggrund i konkrete planer, indstillinger fra initiativ-/projektgrupper eller hensigtserklæringer fra borgermøder, træffe alle andre nødvendige beslutninger.

Høringssvar afgives som hovedregel på baggrund af et offentligt møde og med inddragelse af relevante initiativ-/projektgrupper.

Alternativ til rammerne
I henhold til Holbæk kommunes dialogmodel er det ikke en forudsætning, at al henvendelse til kommunalbestyrelse og administration går gennem lokalforum. Det er således frit for enhver borger, gruppe eller forening, der ikke føler sig repræsenteret af lokalforum, at rette henvendelse til kommunen via kommunens fælles-skabere.

Ændring af rammerne for lokalforum Jyderup
Disse rammer kan til enhver tid ændres på et borgermøde indkaldt med 14 dages varsel og med angivelse af forslag til ændringer. Hvis ændringerne godkendes, træder de i kraft efter en fornyet godkendelse på det næstfølgende borgermøde.

Kontaktgruppen kan foretage nødvendige ændringer af rammerne som følge af kommunalbestyrelsens beslutninger.

Økonomi:
Lokalforum modtager et årligt tilskud fra Holbæk kommune. Holbæk kommune stiller i den forbindelse krav om, at lokalforum enten organiseres som en forening eller tilknytter sig en eksisterende forening i lokalområdet. På et borgermøde den 9. marts 2017 besluttede de tilstedeværende at lokalforum tilknyttes foreningen Jyderups Fremtid. Der er udarbejdet en samarbejdsaftale mellem Holbæk kommune og lokalforum Jyderup og en tilknytningsaftale mellem Jyderups Fremtid og Lokalforum Jyderup. Begge aftaler er bilag til denne rammebeskrivelse. Jyderups Fremtid modtager herefter lokalforums tilskud og bogfører lokalforums udgifter i et særskilt kontoområde. Tilskuddet disponeres af kontaktgruppen.

Rammerne er udarbejdet af lokalforums styregruppe i februar 2020 med inspiration fra et møde med repræsentanter fra foreninger og institutioner i Jyderup.

På borgermødet den 28. september 2020 blev rammerne godkendt af de tilstedeværende ca. 30 borgere uden indsigelser.

Møde- og arbejdsformer:
Lokalforummøder er åbne møder, hvor alle kan deltage, og hvor hovedlinjerne for lokalforums arbejde lægges. Møderne vil typiske være koncentreret om et eller flere emner som borgerne i området eller byråd/administration ønsker at drøfte og eventuelt træffe beslutninger om.
Lokalforummøderne afholdes efter behov, se senere under styregruppens opgaver.
Ud over det organiserede arbejde i foreninger, institutioner og bestyrelser, er arbejdet under lokalforum projektorganiseret, hvilket uddybes i de følgende afsnit.

Styregruppe:
For at koordinere arbejdet i lokalområdet og for at sikre én fast og tæt kontakt til byråd og administration nedsættes en styregruppe for lokalforum Jyderup.
Styregruppen skal stille sig i spidsen for Jyderups fremtidige udvikling og for udvikling af fællesskabet blandt borgerne i lokalområdet.
Styregruppen består af 5 borgere fra lokalområdet. Styregruppen sammensættes således, at den er handlekraftig, har tæft for arbejdet i en politisk organisation og har gennemslagskraft i lokalområdet.
På et lokalforummøde efter godkendelsen af disse rammer udpeger forsamlingen 5 personer til styregruppen. Efterfølgende er styregruppen selvsupplerende, indtil borgerne på et lokalforummøde beslutter noget andet.

Styregruppens opgaver:

  • Løbende kontakt med kommunens fælles-skaber
  • Løbende dialog med politikere og embedsmænd
  • Udarbejde planer og strategier for lokalområdets udvikling i samarbejde med de grupper, der arbejder med relevante temaer.
  • Følge planer og strategier
  • Koordinering og prioritering af projekter (over for kommunen)
  • Formidling – og eventuel placering af – henvendelser fra byråd/administration
  • Sikre projekter for opgaver, der skal løses
  • Hjælpe borgerne med dannelse af nye projekter
  • Disponere de midler, byrådet stiller til rådighed for arbejdet i lokalforum
  • Sammen med kommunikationsgruppen (se senere) sikre offentlighed omkring væsentlige drøftelser og beslutninger
  • Afholde åbne borgermøder om styregruppens eller projektgruppers væsentlige aktiviteter eller beslutninger
  • Afholde borgermøder eller organisere processer, når borgerne eller byrådet ønsker det
  • Booke politikere og/eller administrative medarbejdere
  • Afgive høringssvar
  • Samarbejde tæt med foreningen Jyderups Fremtid
  • Udarbejder åbne referater fra gruppens møder

Projekt- og arbejdsgrupper:
Når en gruppe borgere, en forening eller institution ønsker en idé belyst, en sag fremmet, starte en aktivitet, lave et arrangement, igangsætte en debat eller lignende, kan de danne en projektgruppe. Projektgrupper kan også dannes på baggrund af drøftelser på lokalforummøder eller i styregruppen. Endelig kan projektgrupper dannes som følge af henvendelser fra byrådet, administrationen eller andre myndigheder.
Arbejdsgrupper, der er dannet for en ubegrænset periode, og som arbejder med flere projekter eller løbende drøfter udviklingen på deres område, opfattes i denne sammenhæng også som projektgrupper.
Enhver projektgruppe organiserer selv sit arbejde og er selv ansvarlig for projektets gennemførelse.
Projektgruppen udpeger en projektansvarlig, som tegner projektet over for andre borgere.
Alle projekter, der ønsker at være en del af lokalforums arbejde, synliggøres på Jyderups hjemmeside med projektbeskrivelse samt navne på projektansvarlig og projektdeltagere.

Temaer:
Alle projekter søges organiseret i temaer. Overlap mellem de enkelte temaer kan ikke undgås. Antallet af temaer og temaernes indhold revideres løbende.
Følgende temaer – som ved godkendelsen af rammerne er aktuelle indsatsområder – oprettes:

  • Byudvikling
  • Byforskønnelse
  • Erhverv
  • Integration
  • Kultur og fritid
  • Natur
  • Turisme

For hvert tema udpeges en kontaktperson, som ikke har ansvar for temaets enkelte projekter.

Kontaktpersonens opgaver:

  • Holde styr på hvilke projekter, der er oprettet inden for eget tema
  • Sikre at der er en projektansvarlig på ethvert projekt i temaet
  • Vide hvem der skal informeres/involveres, hvis projektet går på tværs af temaer og/eller kommunen skal involveres
  • Informere styregruppen og kommunikationsgruppen (se senere) om nye projekter

Kommunikation:
Styregruppen nedsætter en kommunikationsgruppe med bl.a. følgende opgaver:

  • Skrive og udsende nyhedsbreve samt offentligøre referater fra styregruppens møder
  • Skrive pressemeddelelser og udarbejde annoncer
  • Sikre tæt kommunikation med trykte og elektroniske medier, herunder omtale af planer, aktiviteter, møder og arrangementer
  • Sikre lettilgængelige oversigter over alle aktuelle møder og arrangementer i lokalområdet
  • Sikre lettilgængelige oversigter over lokalforums temaer, aktuelle projekter og projektansvarlige
  • Vedligeholde og udbygge lokalområdets digitale kommunikationskanaler, herunder digitale kartoteker.
  • Løbende arbejde med at ”nå ud” til flest mulige borgere i lokalområdet

Beslutninger:
Lokalforum er først og fremmest et debatforum, men i en periode, hvor Jyderups udvikling løbende er på dagsordenen, og hvor borgernes engagement er afgørende for denne udvikling, er det nødvendigt, at der løbende kan træffes beslutninger om retningen og om konkrete planer for lokalområdet.
Såfremt et lokalforummøde er indkaldt med min. 14 dages varsel, og det af mødeindkaldelsen fremgår, at der på mødet skal træffes beslutning i en given sag, kan de tilstedeværende med almindeligt flertal træffe beslutning i sagen. Der kan aldrig stemmes med fuldmagt, og hver deltager har én stemme.
Styregruppen er forpligtet på alle beslutninger truffet på lokalforummøder. Derudover kan styregruppen med baggrund i konkrete planer, indstillinger fra projektgrupper eller hensigtserklæringer fra lokalforummøder, træffe alle andre nødvendige beslutninger.
Høringssvar afgives som hovedregel på baggrund af et offentligt møde og med inddragelse af relevante projektgrupper.
Projektgrupperne træffer selv alle nødvendige beslutninger, der ikke involverer andre projekter og /eller byrådet. Projektgrupper kan afgive høringssvar i eget navn.

Økonomi:
Lokalforum modtager et årligt tilskud fra Holbæk kommune. Holbæk kommune stiller i den forbindelse krav om, at lokalforum enten organiseres som en forening eller tilknytter sig en eksisterende forening i lokalområdet. På et borgermøde den 9. marts 2017 besluttede de tilstedeværende at lokalforum tilknyttes foreningen Jyderups Fremtid. Der er udarbejdet en samarbejdsaftale mellem Holbæk kommune og lokalforum Jyderup og en tilknytningsaftale mellem Jyderups Fremtid og Lokalforum Jyderup. Begge aftaler er bilag til denne rammebeskrivelse. Jyderups Fremtid modtager herefter lokalforums tilskud og bogfører lokalforums udgifter i et særskilt kontoområde. Tilskuddet disponeres af styregruppen. [Afsnittet om økonomi er tilrettet pr. 1/4 2017 i henhold til beslutningen på mødet den 9/3 2017].

Ændring af rammerne for lokalforum Jyderup:
Disse rammer kan til enhver tid ændres på et lokalforummøde indkaldt med 14 dages varsel og med angivelse af forslag til ændringer. Såfremt ændringerne godkendes træder de i kraft efter en fornyet godkendelse på det næstfølgende lokalforummøde.
Styregruppen kan justere antallet af projekttemaer og indholdet af temaerne.
Styregruppen kan foretage nødvendige ændringer af rammerne som følge af beslutninger i Holbæk byråd.

Alternativ til rammerne:
I henhold til Holbæk kommunes dialogmodel er det ikke en forudsætning, at al henvendelse til byråd og administration går gennem lokalforum. Det er således frit for enhver borger, gruppe eller forening, der ikke føler sig repræsenteret af lokalforum, at rette henvendelse til kommunen via kommunens fælles-skabere.

Lukket for kommentarer.